Государственный
стандарт РФ ГОСТ Р 51141-98

"Делопроизводство
и архивное дело. Термины и определения"

(утв.
Постановлением Госстандарта РФ от 27 февраля 1998 г. N 28)

 

"Records
management and organization of archives.

Terms and
definitions"

 

(Принят и
введен в действие постановлением Госстандарта России

от 27
февраля 1998 г. N 28)

 

Дата введения
1 января 1999 г.

 

Введен
впервые

 

1. Область применения                                              

2. Стандартизованные термины с определениями                       

2.1. Общие понятия                                                 

2.2. Делопроизводство                                              

2.2.1. Документирование                                       

2.2.2. Организация работы с документами                       

2.3. Архивное дело                                                  

2.3.1. Организация документов Архивного фонда
Российской Федерации 

2.3.2. Обеспечение сохранности документов                     

2.3.3. Научно-информационная деятельность
архивов             

Алфавитный указатель терминов на русском
языке                      

 

Введение

 

Установленные в стандарте
термины расположены в систематизированном порядке, отражающем терминологическую
систему понятий в области делопроизводства и архивного дела.

Для каждого понятия
установлен один стандартизованный термин.

Недопустимые к применению
термины-синонимы приведены в круглых скобках после стандартизованного термина и
обозначены пометой "Ндп".

Термины-синонимы без пометы
"Ндп" приведены в качестве справочных данных и не являются
стандартизованными.

Заключенная в круглые скобки
часть термина может быть опущена при использовании термина.

Наличие квадратных скобок в
терминологической статье означает, что в нее включены два термина, имеющие
общие терминоэлементы.

В алфавитном указателе данные
термины приведены отдельно с указанием номера статьи.

Приведенные определения можно
при необходимости изменить, вводя в них производные признаки, раскрывая
значения используемых в них терминов, указывая объекты, входящие в объем
определяемого понятия. Изменения не должны нарушать объем и содержание понятий,
определенных в данном стандарте.

Стандартизованные термины
набраны полужирным шрифтом, их краткие формы, представленные аббревиатурой, -
светлым, а синонимы - курсивом.

 

1 Область
применения

 

Настоящий стандарт
устанавливает термины и определения понятий в области делопроизводства и
архивного дела.

Термины, установленные
настоящим стандартом, обязательны для применения во всех видах документации и
литературы по делопроизводству и архивному делу.

 

2
Стандартизованные термины с определениями

 

2.1 Общие
понятия

 

1 делопроизводство;
документационное обеспечение управления: Отрасль деятельности,
обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами

2 архивное дело:
Отрасль деятельности, обеспечивающая организацию хранения и использования
архивных документов

3 документ;
документированная информация: Зафиксированная на материальном носителе
информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать

4 внешние признаки
документа: Признаки, отражающие форму и размер документа, носитель
информации, способ записи, элементы оформления

5 носитель
документированной информации: Материальный объект, используемый для
закрепления и хранения на нем речевой, звуковой или изобразительной информации,
в том числе в преобразованном виде

6 изобразительный
документ: Документ, содержащий информацию, выраженную посредством
изображения какого-либо объекта

7 графический документ:
Изобразительный документ, в котором изображение объекта получено посредством
линий, штрихов, светотени

8 аудиовизуальный
документ: Документ, содержащий изобразительную и звуковую информацию

9 кинодокумент:
Изобразительный или аудиовизуальный документ, созданный кинематографическим
способом

10 фотодокумент:
Изобразительный документ, созданный фотографическим способом

11 иконографический
документ: Документ, содержащий преимущественно изображение произведения
искусства, специальной или художественной фотографии

12 фонодокумент:
Документ, содержащий звуковую информацию, зафиксированную любой системой
звукозаписи

13 текстовой документ:
Документ, содержащий речевую информацию, зафиксированную любым типом письма или
любой системой звукозаписи

14 письменный документ:
Текстовой документ, информация которого зафиксирована любым типом письма

15 рукописный документ:
Письменный документ, при создании которого знаки письма наносят от руки

16 машинописный документ:
Письменный документ, при создании которого знаки письма наносят техническими
средствами

17 документ на машинном
носителе: Документ, созданный с использованием носителей и способов записи,
обеспечивающих обработку его информации электронно-вычислительной машиной

18 видеограмма документа:
Изображение документа на экране электронно-лучевой трубки

19 беловой документ:
Рукописный или машинописный документ, текст которого переписан с чернового
документа или написан без помарок и исправлений

20 черновой документ:
Рукописный или машинописный документ, отражающий работу автора или редактора
над его текстом

21 автор документа:
Физическое или юридическое лицо, создавшее документ

22 документ личного
происхождения (Ндп. личный документ): Документ, созданный лицом вне сферы
его служебной деятельности или выполнения общественных обязанностей

23 официальный документ:
Документ, созданный юридическим или физическим лицом, оформленный и
удостоверенный в установленном порядке

24 служебный документ:
Официальный документ, используемый в текущей деятельности организации

25 юридическая сила
документа: Свойство официального документа, сообщаемое ему действующим
законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком
оформления

26 подлинный документ:
Документ, сведения об авторе, времени и месте создания которого, содержащиеся в
самом документе или выявленные иным путем, подтверждают достоверность его
происхождения

27 подлинник
(официального) документа: Первый или единичный экземпляр официального
документа

28 дубликат документа:
Повторный экземпляр подлинника документа, имеющий юридическую силу

29 копия документа:
Документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его
внешние признаки или часть их, не имеющий юридической силы

30 заверенная копия
документа: Копия документа, на которой в соответствии с установленным
порядком проставляют необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу

31 дублетный документ:
Один из экземпляров копии документа

 

2.2
Делопроизводство

 

2.2.1
Документирование

 

32 документирование:
Запись информации на различных носителях по установленным правилам

33 правила
документирования: Требования и нормы, устанавливающие порядок
документирования

34 система документации:
Совокупность документов, взаимосвязанных по признакам происхождения,
назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к их оформлению

35 унифицированная система
документации; УСД: Система документации, созданная по единым правилам и
требованиям, содержащая информацию, необходимую для управления в определенной
сфере деятельности

36 вид письменного
документа: Принадлежность письменного документа к системе документации по
признакам содержания и целевого назначения

37 наименование документа:
Обозначение вида письменного документа

38 организационно-распорядительный
документ: Вид письменного документа, в котором фиксируют решение
административных и организационных вопросов, а также вопросов управления,
взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности органов власти,
учреждений, предприятий, организаций, их подразделений и должностных лиц

39 реквизит документа:
Обязательный элемент оформления официального документа

40 постоянная часть
реквизита документа: Неизменяемая часть реквизита документа, содержащаяся в
бланке документа, наносимая при его изготовлении

41 переменная часть
реквизита документа: Изменяемая часть реквизита документа, вносимая в бланк
документа при его заполнении

42 формуляр документа:
Набор реквизитов официального письменного документа, расположенных в
определенной последовательности

43 формуляр-образец
документа: Модель построения документа, устанавливающая область применения,
форматы, размеры полей, требования к построению конструкционной сетки и
основные реквизиты

44 бланк документа:
набор реквизитов, идентифицирующих автора официального письменного документа

45 унифицированная форма
документа; УФД: Совокупность реквизитов, установленных в соответствии с
решаемыми в данной сфере деятельности задачами и расположенных в определенном
порядке на носителе информации

46 служебное поле
унифицированной формы документа: Зона унифицированной формы документа,
предназначенная для закрепления ее в технических средствах хранения документов,
а также нанесения специальных изображений

47 зона унифицированной
формы документа: Часть площади унифицированной формы документа установленного
размера, предназначенная для заполнения определенными реквизитами

48 табель унифицированных
форм документов: Перечень разрешенных к применению унифицированных форм
документов

49 оформление документа:
Проставление необходимых реквизитов, установленных правилами документирования

50 подпись: Реквизит
документа, представляющий собой собственноручную роспись полномочного
должностного лица

51 гриф ограничения
доступа к документу: Реквизит официального документа, свидетельствующий об
особом характере информации, ограничивающий круг пользователей документа

52 гриф согласования:
Реквизит официального документа, выражающий согласие учреждения или его органа,
не являющегося автором документа, с его содержанием

53 гриф утверждения:
реквизит официального документа, придающий нормативный или правовой характер
его содержанию

54 дата официального
документа: Реквизит официального документа, содержащий указанное на
документе время его создания и/или подписания, утверждения, принятия,
согласования, опубликования

55 заголовок официального
документа: Реквизит документа, кратко излагающий его содержание

56 виза официального
документа: Реквизит документа, выражающий согласие или несогласие
должностного лица с содержанием документа

57 резолюция документа:
Реквизит, состоящий из надписи на документе, сделанной должностным лицом и
содержащей принятое им решение

58 текст официального
документа: Информация, зафиксированная любым типом письма или любой
системой звукозаписи, заключающая в себе всю или основную часть речевой
информации документа

 

2.2.2
Организация работы с документами

 

59 организация работы с
документами: Организация документооборота, хранения и использования
документов в текущей деятельности учреждения

60 документооборот:
Движение документов в организации с момента их создания или получения до
завершения исполнения или отправления

61 объем документооборота:
Количество документов, поступивших в организацию и созданных ею за определенный
период

62 входящий документ;
поступивший документ: Документ, поступивший в учреждение

63 исходящий документ;
отправляемый документ: Официальный документ, отправляемый из учреждения

64 внутренний документ:
Официальный документ, не выходящий за пределы подготовившей его организации

65 регистрация документа:
Запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его
создания, отправления или получения

66 регистрационный индекс
документа; регистрационный номер документа: Цифровое или буквенно-цифровое
обозначение, присваиваемое документу при его регистрации

67 контроль исполнения
документов: Совокупность действий, обеспечивающих своевременное исполнение
документов

68 срок исполнения
документа: Срок, установленный нормативно-правовым актом,
организационно-распорядительным документом или резолюцией

69 типовой срок исполнения
документа: Срок исполнения документа, установленный нормативно-правовым
актом

70 индивидуальный срок
исполнения документа: Срок исполнения документа, установленный
организационно-распорядительным документом организации или резолюцией

71 дело: Совокупность
документов или документ, относящихся к одному вопросу или участку деятельности,
помещенных в отдельную обложку

72 формирование дела:
Группирование исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел
и систематизация документов внутри дела

73 оформление дела:
Подготовка дела к хранению в соответствии с установленными правилами

74 заголовок дела:
Краткое обозначение сведений о составе и содержании документов в деле

75 номенклатура дел:
Систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с
указанием сроков их хранения, оформленны